Airtable oder Notion: Welches Tool eignet sich besser, um einen Teamprozess zu verfolgen?

Die kurze Antwort und der Prozess, den wir vergleichen

Beide Tools können Status, Verantwortliche, Ansichten und Automatisierungen abbilden. Die Wahl hängt davon ab, wo der Schwerpunkt des Prozesses liegt. Wählen Sie Airtable, wenn die Arbeit vor allem aus verknüpften Datensätzen besteht, Sie mit viel Volumen rechnen und veröffentlichte Grenzen für Datensätze und Automatisierungsläufe wünschen. Wählen Sie Notion, wenn die Referenzseiten, Entscheidungen und schriftlichen Hintergründe zu jeder Anfrage genauso wichtig sind wie ihr Status.

Zur Veranschaulichung nehmen wir einen beispielhaften Prozess. Anfragen gehen ein, jede mit einem Status und einer verantwortlichen Person. Begleitende Dateien und ein Referenzdokument liegen neben jeder Anfrage, und eine Erinnerung geht raus, wenn etwas ins Stocken gerät. Das ist ein redaktionelles Szenario, kein Anwendungsfall eines Anbieters. Wir vergleichen es anhand von vier Kriterien aus den öffentlichen Seiten der Anbieter: Datenstruktur, zugehörige Dokumentation, Ansichten und Automatisierungen sowie Zugang und Preise.

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Datenstruktur: verknüpfte Datensätze oder Datenbanken in Seiten

Airtable beschreibt sich als Plattform, die so einfach ist wie eine Tabellenkalkulation und so leistungsfähig wie eine Datenbank. Die Preisseite nennt die Grenzen: unbegrenzt viele Bases, aber die Datensätze pro Base sind begrenzt, auf 1.000 im Free-Tarif, 50.000 im Team-Tarif, 125.000 im Business-Tarif und 500.000 in Enterprise Scale. Außerdem nennt sie synchronisierte Tabellen, Zwei-Wege-Sync ab Business und dynamische Filter für verknüpfte Datensätze. Bei einem wachsenden Tracker für Anfragen lassen sich diese Zahlen leicht mit dem erwarteten Volumen abgleichen.

Die Datenbanken von Notion sind ab dem Free-Tarif enthalten, mit Unteraufgaben, Abhängigkeiten, eigenen Eigenschaften und Filtern. Der Business-Tarif ergänzt fein abgestufte Datenbankberechtigungen, und die Preisseite nennt zudem verbundene Eigenschaften und Datenbank-Syncs in eine Richtung. Diese Seite nennt keine Obergrenze für Datensätze pro Datenbank. Bei einem sehr großen Tracker ist die Grenze daher unbekannt. Das heißt nicht, dass es keine gibt.

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Dokumentation: Anhänge und Verlauf oder Seiten und Verifizierung

In Airtable liegt begleitendes Material meist als Anhang vor: 1 GB pro Base im Free-Tarif, 20 GB im Team-Tarif, 100 GB im Business-Tarif und 1.000 GB in Enterprise Scale. Der Versionsverlauf reicht von zwei Wochen im Free-Tarif bis zu mehr als drei Jahren in Enterprise Scale. Die Trust-Seite ergänzt einen Versionsverlauf auf Ebene einzelner Datensätze. Die von uns gelesenen Seiten beschreiben keinen Editor für längere Dokumente, daher behaupten wir keinen.

Notion basiert auf Seiten und Blöcken. Datei-Uploads sind im Free-Tarif auf 5 MB begrenzt und darüber unbegrenzt. Der Seitenverlauf beträgt 7 Tage im Free-Tarif, 30 in Plus, 90 in Business und ist in Enterprise unbegrenzt. Der Business-Tarif ergänzt eine Funktion zur Verifizierung von Seiten, die zu Referenzdokumenten passt, die aktuell bleiben müssen. Die eigenen Seiten von Notion positionieren das Tool als Wissensdatenbank mit Enterprise-Suche in der Beta.

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Ansichten und Automatisierungen: was jede Preisseite beziffert

Airtable nennt die Ansichten Grid, Kanban, Calendar, Gallery, Dashboard, Inbox und Forms, dazu Gantt und Zeitachse ab dem Team-Tarif. Automatisierungen sind beziffert: 75 bis 200 pro Base und je nach Tarif 100 bis 500.000 Läufe pro Monat. Der Free-Tarif erlaubt 100 Läufe. Erinnerungen in einem echten Prozess führen also schnell zu einem kostenpflichtigen Tarif. Als Integration ist für Airtable Slack angegeben.

Notion nennt Diagramme, Dashboards und Formulare: einfache Formulare im Free-Tarif, angepasste Formulare ab Plus und bedingte Logik in Formularen ab Business. Automatisierungen sind im Free-Tarif nur Buttons, eigene Datenbank-Automatisierungen gibt es ab Plus. Die Preisseite nennt kein Kontingent für Läufe. Custom Agents verbrauchen Notion-Credits. Laut Anbieter lassen sie sich kostenlos testen und kosten danach 10 US-Dollar pro 1.000 Credits. Zu den genannten Integrationen gehören Slack, Google Drive, GitHub, Jira, Linear und Figma.

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Zugang, Preise und Sicherheit

Der Free-Tarif von Airtable erlaubt bis zu 5 Editoren. Team kostet 20 US-Dollar pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung, Business 45 US-Dollar. Den Preis für Enterprise Scale gibt es auf Anfrage. Gäste kommen über Portals hinzu, ein kostenpflichtiges Add-on ab 120 US-Dollar pro Monat für 15 Gäste im Team-Tarif. Airtable gibt SOC 2 Type 2 an, eine Option zur Datenspeicherung in der Europäischen Union und einen unterzeichenbaren Auftragsverarbeitungsvertrag. Ein Punkt widerspricht sich: Die Trust-Seite ordnet SAML-Single-Sign-on dem Enterprise-Tarif zu, die Preisseite führt es unter Business auf. Prüfen Sie, was gilt, bevor Sie sich darauf verlassen.

Notion kostet 0 US-Dollar im Free-Tarif, 10 US-Dollar in Plus und 20 US-Dollar in Business pro Mitglied und Monat, Enterprise auf Anfrage. Free erlaubt 10 externe Gäste, die kostenpflichtigen Tarife nennen unbegrenzte Gäste. SAML-SSO ist ab Business angegeben, Datenresidenz nur in Enterprise. Der Anbieter gibt an, dass ein Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar ist, dass er SOC-2- und ISO-27001-Audits durchläuft und dass Kundendaten weder von Notion noch von seinen Unterauftragsverarbeitern zum Training von KI-Modellen verwendet werden.

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Was die Workflows der Kunden zeigen

Die Kreativagentur Code and Theory nutzte Formulare von Airtable, um die Erfassung von Verträgen für ihre Rechtsabteilung zu vereinheitlichen, und baute dann einen Vertrags-Tracker mit Automatisierungen. Laut der Fallstudie von Airtable gehen Erinnerungen per Slack und E-Mail ab fünf Werktagen vor dem Ablauf eines Letter of Engagement raus und ersetzen eine täglich von Hand bearbeitete E-Mail. Der Director schätzt selbst, dass so mindestens 10.000 Stunden pro Jahr bei rund 500 Personen eingespart werden. Das Product-Operations-Team von OpenAI verfolgt jede Funktion als Projekt mit Meilensteinen und wöchentlichen Updates, die KI-Felder von Airtable über 50 bis 60 Projekte zusammenfassen. Beides sind Prozesse rund um Datensätze und Status.

Die Fallstudien von Notion setzen auf Kontext. Faire gibt an, dass seine Produktteams Roadmaps, Spezifikationen und Sprints in verknüpften Datenbanken führen, die mit Jira, GitHub und Figma synchronisiert werden. Das Unternehmen berichtet von Workflows, die mehr als 30 % schneller sind, und durchschnittlich 9 eingesparten Stunden pro Woche. Clay beschreibt Custom Agents, die Slack beobachten, Vorfälle zusammenfassen und tägliche Briefings verschicken. Über 80 Agenten wurden innerhalb einer Woche eingeführt. Dies sind vom Anbieter veröffentlichte Ergebnisse verschiedener Unternehmen mit unterschiedlichen Definitionen. Sie veranschaulichen den Einsatz, sind aber kein direkter Vergleich.

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Welches Tool wählen?

Tendieren Sie zu Airtable, wenn Ihr Prozess eine Pipeline aus verknüpften Datensätzen ist, Sie klare Grenzen für Automatisierungen und Datensätze für Ihr Budget brauchen und Anhänge sowie Versionsverlauf als Dokumentation genügen. Tendieren Sie zu Notion, wenn zu jeder Anfrage Spezifikationen, Entscheidungen oder Besprechungsnotizen gehören, die gelesen und aktuell gehalten werden müssen, und Sie verifizierte Seiten und Wissenssuche neben den Status schätzen.

Manche Teams nutzen beide: OpenAI erscheint in öffentlichen Quellen als Kunde beider Anbieter. Prüfen Sie vor einer Entscheidung den SSO-Tarif bei Airtable, das benötigte Automatisierungsvolumen und ob die fehlenden veröffentlichten Kontingente für Datensätze und Läufe bei Notion in Ihrem Umfang eine Rolle spielen.

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